プリンターをレンタルするときに、カウンター料金という用語を耳にして気になっている人もいるでしょう。今回の記事では、カウンター料金とは何か、カウンター保守契約を行うメリットとデメリット、注意点について紹介します。すべての企業にカウンター保守契約が適しているわけではありません。自社の特性を理解してから契約しましょう。
カウンター料金とは？刷り放題とは何が違うのか
修理やアフターフォローのサービスも受けられるようになっています。そのため、スピーディーに丁寧に対応してくれる業者と契約を締結しましょう。
カウンター料金とは
コピー機や複写機を利用するときの課金方式の1つです。用紙をコピーするときに、カウンターが印刷枚数を数えています。
コピー1枚当たりの料金が決まっているので、それに印刷枚数をかけることで、毎月請求できるようになっています。こちらの料金は、リース料金やレンタル料金とは別になっているので混同しないようにしましょう。
一般的なカウンター料金
モノクロやカラーなどで、料金が異なっているのが一般的です。モノクロでは1枚当たりおよそ2～3円、2色カラーでは1枚当たりおよそ5～10円、フルカラーでは1枚当たりおよそ15～25円です。
このように大きな金額の違いがあるので、コストを削減している企業では、カラーで印刷する必要が無い資料はモノクロで印刷しましょう。印刷枚数を減らすだけではなく、色を変化させるだけでも効果は大きいでしょう。
一般的なオフィス使用はカウンター保守契約が主流となっている
一般的には、コピー機や複写機の契約とは別に、カウンター保守契約を締結しています。こちらを契約することで、修理やアフターフォローのサービスを受けられます。
定期的にコピー機や複写機の状態を確認してくれるので、故障を未然に防止することも可能です。そして、トナー代も無料になっているので、印刷頻度と印刷枚数が多い企業におすすめです。
カウンター保守契約とは別に、キット保守契約もあります。こちらは、トナー代は都度購入となっています。その代わりカウンター料金は無料です。このことから、印刷しない期間が発生する企業や、印刷枚数が少ない企業におすすめです。
カウンター保守契約を行うメリット・デメリット
メリットとデメリットを見ていきましょう。自社に適したプランを業者と考えるとよいでしょう。自社の特性を業者に伝えてください。
4つのメリット
まず、修理にかかる突発的な支払いが生じません。そのため、毎月の固定費として計上しやすいでしょう。次に、印刷枚数が多くなれば、カウンター料金が安くなる場合があります。
こちらは契約内容を確認しましょう。そして、トナーが無料で支給されるのでトナー代を負担する必要がありません。コピー機や複写機の使用頻度が多い企業では、トナーを交換する回数が多くなりがちです。
しかし、無料となっているので費用の負担を軽減できます。最後に、月間の印刷枚数を把握できるので、自社に適したプランを選定しやすくなります。毎月の印刷枚数が把握できるので、業者と相談しながらプランを選定しましょう。
3つのデメリット
まず、印刷枚数が大量になると出費がかさんでしまいます。そのため、自社に最適なプランを選択する必要があります。
次に、印刷しない期間が発生しても基本料金を負担しなければいけません。
そして、印刷枚数が少ない企業では、割高になる可能性があります。業者にシミュレーションを依頼して、カウンター保守契約を締結することが自社に適しているのか、アドバイスしてもらいましょう。
カウンター保守契約の注意点とは
2つの注意点を紹介します。契約した後に業者とトラブルが発生しないようにしましょう。口コミや評価も参考にするとよいでしょう。
トータルコストを確認する
コピー機や複写機を使用する人は、コストを意識しましょう。カラーよりもモノクロを選択するところから始めましょう。
フォロー体制やサービス内容の詳細で業者を選ぶ
カウンター料金が安い企業と契約したいと考える人が多いでしょう。しかし、安さだけで企業を選択するのはおすすめしません。
たとえば、修理スピードが遅い、フォロー体制が整っていない、すぐに故障するなどのトラブルに悩まされる可能性があるからです。きちんと業者のフォロー体制や、提供しているサービス内容にも目を向けましょう。
料金とサービス内容のバランスに注意する
契約した後に問題が発生しないように、料金とサービス内容のバランスを確認してください。このような点を意識してホームページを閲覧するだけで、悪質な業者と契約する確率は下がるでしょう。
そして、必要に応じて見積もりを依頼することも考えてください。
まとめ
カウンター料金を少しでも安くするための方法は、カラーで印刷するのではなくモノクロで印刷することです。こちらを習慣化するだけで経費を削減できます。そして、プリンターをレンタルできる業者はたくさんありますが、自社の特性を丁寧にヒアリングしてアドバイスしてくれる業者を選択しましょう。可能であれば複数の業者に見積もりを依頼しましょう。
