オフィスの新設や移転の際に、オフィス用品ではプリンター以外にも必要なものが多くあり、購入すべきかレンタルすべきか迷うことが多いのではないでしょうか。本記事では、オフィス用品を購入する場合とレンタルする場合のメリット・デメリットで比較してみましたので、ぜひ最後までお読みください。
オフィス用品は購入すべき？メリット・デメリット
ここでは、オフィス用品を購入する場合のメリット・デメリットを解説します。
オフィス用品を購入するメリット
オフィス用品を購入するメリットは主に4つあります。1つ目は、会社の所有物になることです。レンタル用品と違い、お好みに合わせてアレンジできるため塗装や改造もできます。購入したオフィス用品は会社の資産になるため、不要になった場合、返却の必要もなく売りに出すこともできるため自由度が高いことがメリットといえるでしょう。
2つ目は、自分の好みの自由な選択ができることです。オフィス用品を購入する場合、数多くの機能やデザインから好みに合わせて選択できます。レンタル用品よりも選択肢が広がるため、こだわり感のあるオフィスを作れます。3つ目は新品を購入した場合に不具合が出にくいことです。中古品の多いレンタル用品と比較すると耐久性が期待できます。4つ目はモチベーションが上がることです。オフィスのこだわりに合わせ、デザイン性や機能性の高いオフィス用品を購入することで、仕事に対する意欲向上につながります。
オフィス用品を購入するデメリット
オフィス用品を購入するデメリットは主に2つあります。1つ目は費用がかかることです。初期費用、メンテナンス費用、処分費用がかかることです。オフィス新設時は一度にさまざまなオフィス用品を購入するため、かなりの費用がかかります。会社の所有物のためメンテナンスが気軽にできますが、状況に応じて定期的なメンテナンス費用がかかることも考えられます。オフィス用品を処分する際、法人企業の場合、既定の資格を有した処分業者への依頼が必要となり費用がかかってしまいます。
2つ目は、事業の状況変化に伴う手間がかかることです。スタート時から人員増減、事業の拡大縮小などがあるとオフィス用品の調整に難航することがあります。同じものが購入できなくなる場合もあるため、レイアウトやデザインに不調和が生じる場合もあります。
オフィス用品はレンタルすべき？メリット・デメリット
ここでは、オフィス用品をレンタルする場合のメリット・デメリットを解説します。
オフィス用品をレンタルするメリット
オフィス用品をレンタルするメリットは主に4つあります。1つ目は、初期導入費用を抑えられることです。新品を購入するよりコストを抑えてオフィス用品を取り揃えられます。2つ目はメンテナンスや廃棄にかかる費用がないことです。レンタル用品は定期的にメンテナンスなどサポートをしている会社が多いため、故障した場合も新品を購入せずに済みます。また、契約内容に沿って返品できるので、廃棄作業の費用がかかる心配がありません。
3つ目は、事業や人員に合わせて交換が可能なことです。人員の増減、事業の拡大縮小に合わせて随時オフィス用品を用意できます。4つ目は購入するより事務処理負担が軽減できることです。購入した場合は償却経理事務や固定資産税の申告などが必要ですが、レンタルの場合、レンタル費用を経費で計上できるため各種事務処理が軽減できます。
オフィス用品をレンタルするデメリット
オフィス用品をレンタルするデメリットは主に2つあります。1つ目はレンタル会社の品ぞろえの中でしか選択できないことです。中古品が多く選択肢の幅が狭くなりがちです。破損や故障のリスクも高く、その場合は追加費用が掛かってしまう可能性があります。2つ目は長期間レンタルすると総費用が高くなることです。導入時は安く抑えられますが、長い目で見ると購入するよりコストがかかるケースもあります。
どちらを選ぶ？オフィス用品の購入とレンタル
オフィス用品を購入とレンタルは、どちらが良いとは断言できません。それぞれのメリット・デメリットを十分に理解してうまく使い分けることをおすすめします。
たとえば、機能性にこだわりたいものや長期で利用するものは購入し、短期間の事業に利用したいオフィス用品はレンタルするなど、用途や目的、使用期間、こだわりの強さで分ける方法もあります。購入するオフィス用品もさまざまな価格帯があるため、初期費用を抑えられる場合もあります。購入する場合とレンタルする場合のそれぞれの価格相場を把握したうえで選択するとよいでしょう。
まとめ
オフィス用品を取りそろえるのに、購入する場合とレンタルする場合でメリット・デメリットを比較してみました。一概にどちらがいいとは判断できないため、購入品とレンタル品をうまく使い分けることをおすすめしています。なるべく初期費用も抑えたいところですが、長期的なコストを見据えて品目ごとに試算し、上手に選択するとよいでしょう。
